Institucional

O Sistema de Arquivos da Fundação Universidade de Brasília (SAUnB), criado pela Resolução do Consuni nº 39, de 29 de dezembro de 2014, é o conjunto, inter-relacionado, de funções e serviços, no âmbito do qual é implementada a política arquivística institucional. O Arquivo Central é o órgão complementar responsável pela coordenação do Sistema de Arquivos e pela elaboração e implementação da política arquivística da Fundação Universidade de Brasília.

 

São objetivos do SAUnB:

  • Favorecer a implementação da política arquivística da FUB/UnB;
  • Promover a interação das unidades responsáveis pela produção e acumulação de documentos arquivísticos;
  • Assegurar as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico, na defesa dos interesses da FUB/UnB; e
  • Assegurar o cumprimento de normas e legislação vigentes relacionadas à área arquivística.

 

Integram o Sistema de Arquivos da FUB/UnB:

  • Arquivo Central (ACE);
  • Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); e
  • Arquivos setoriais da FUB/UnB.

Quando a Fundação Universidade de Brasília (FUB/UnB) foi criada, em dezembro de 1961, constava no seu planejamento a proposta de instalação de uma Biblioteca Central, de um “Museu da Civilização Brasileira” e um “Museu da Ciência”. Não havia menção à criação de um Arquivo Central ou qualquer outra unidade de arquivo com nome similar.De fato, a única unidade criada no período, com espaço específico para o desempenho das suas atividades, foi a Biblioteca Central. O fato de a criação de um Arquivo Central não ser mencionado no projeto da Universidade talvez se deva à compreensão, naquele período, que a responsabilidade e a guarda da documentação coubessem à Biblioteca Central ou aos próprios Institutos e Faculdades.

 

Segundo os registros disponíveis, somente nos anos 1980 surgem iniciativas de se criar um Arquivo que abrangesse a guarda e o acesso à documentação produzida pela Universidade. Em maio de 1985 ocorre o Seminário sobre Comunicação e documentação administrativa da FUB – Esforços da Seção de Protocolo e Arquivo para criar os Depósitos de Arquivo de 2ª e 3ª Idade.

 

Em Junho de 1986 é criado um Grupo de Trabalho Pró-Criação do Núcleo de Documentação e Estudos sobre a UnB – grupo interessado na restauração e preservação do acervo documental da Universidade de Brasília que propõe a criação do Núcleo de Documentação e Estudos sobre a Universidade de Brasília (NDOC). A finalidade deste Núcleo era criar, nesta estrutura inicial, o Setor de Pré-Arquivo, até que fosse implantado o Arquivo de Custódia Permanente. Dois meses depois foi criado, provisoriamente, o Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília – CEDAQ, de acordo com o Ato da Reitoria n.º345, 25 de agosto de 1986.

 

Mais tarde, já constituído como Centro de Custo, foi denominado Centro de Documentação (CEDOC) pelo Ato da Reitoria n.º596, de 24 de outubro de 1988. Desde 1997 o CEDOC passou a ser órgão de assessoramento, vinculado à Vice-Reitoria, por meio do Ato da Reitoria n.º2299, de 08 de dezembro de 1997. Mais recentemente, a Universidade de Brasília vem passando por um processo de reestruturação, coordenado pela Comissão de Modernização e Reestruturação da UnB, criada em março de 2009, visando uma atuação estratégica e integrada de todas as unidades.

 

O CEDOC foi objeto de estudo desta Comissão, considerado como uma das unidades a ser modernizada e por esta razão foi criado um Grupo de Trabalho específico, no âmbito dessa Comissão, para analisar a reestruturação do Centro. A gestão de documentos arquivísticos, ainda não implementada efetivamente na UnB, foi um dos principais temas analisado por este GT, que resultou, entre outras ações, na vinculação da Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA) – responsável pela atividade de protocolo – ao CEDOC. Esta vinculação ocorreu por Resolução da Reitoria n.º125, de 10 de outubro de 2011 e foi um passo fundamental para se obter o controle e o gerenciamento dos documentos arquivísticos desde o seu início e aperfeiçoar os processos administrativos, melhorar o atendimento à comunidade universitária e à população em geral. Entre 2012 e 2013, a Administração Superior deu continuidade aos estudos que vinham sendo desenvolvidos, culminando na extinção do CEDOC e da SCA e criação do Arquivo Central em fevereiro de 2014.

 

A extinção do CEDOC e da SCA e a criação do Arquivo Central (ACE) foi aprovada pela Resolução do Conselho Universitário nº 2, de 19 de fevereiro de 2014, e publicada no Diário Oficial da União em 26 de fevereiro de 2014. O Regimento Interno do ACE foi aprovado pela Resolução do Conselho Universitário nº 19, de 24 de julho de 2015 e publicado no Diário Oficial da União em 29 de julho de 2015.

O Arquivo Central (ACE) é órgão de natureza complementar da Fundação Universidade de Brasília (FUB/UnB), responsável pela proposição e implementação da política arquivística da Fundação Universidade de Brasília, da coordenação de seu Sistema de Arquivos (SAUnB), do desenvolvimento da gestão de documentos arquivísticos e sua preservação, visando facilitar o acesso e a divulgação das informações.

 

O ACE constitui-se como órgão de apoio à administração, à memória institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses da Fundação Universidade de Brasília- FUB/UnB e possui os seguintes objetivos:

 

• Propor a política arquivística compatível com as necessidades de gestão de documentos, agilidade da informação e eficiência administrativa;

• Promover a interação e a interdependência das unidades responsáveis pela produção e acumulação de documentos arquivísticos;

• Assegurar as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico, na defesa dos interesses da FUB/UnB; e

• Assegurar o cumprimento de normas e legislação vigentes relacionadas à área arquivística.

Instrumentos de pesquisa, tais como guias, inventários e catálogos (em meio impresso ou digital), descrevem conjuntos documentais do acervo permanente e tem como objetivo fornecer elementos de descrição em vários níveis que permitam aos usuários conhecer as diversas modalidades de abordagem ao acervo. O último Guia foi publicado em 2012 quando o ACE ainda era o Centro de Documentação da UnB (CEDOC), ele apresenta uma visão panorâmica do Fundo FUB/UnB e das suas respectivas seções (subfundos).