A Coordenação de Protocolo (COP) do Arquivo Central (ACE) é responsável pelo serviço de protocolo central da FUB/UnB. Dentre as suas atividades encontra-se o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Dessa forma, a COP atua como unidade principal de entrada e saída de expedientes da FUB/UnB e é parte essencial da gestão de documentos desta IFES.

       Atualmente, parte das atividades de protocolo é viabilizada por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que permite a tramitação mais rápida e segura dos documentos digitais, bem como facilita a gestão desses. Além do registro de documentos nesse Sistema, a COP também é responsável pelo recebimento e continuidade de documentos encaminhados por outras entidades públicas e/ou instituições privadas e de petições diversas realizadas tanto por discentes, docentes e técnico-administrativos em educação da Universidade de Brasília, quanto pelo público externo à UnB.

         No que tange às atividades de ensino, a Coordenação, por meio de embasamento legal contido no inciso V do art. 10 do Regimento Interno do ACE, funciona como laboratório para a prática arquivística relativa aos serviços de protocolo, o que inclui a participação na oferta da disciplina Estágio Supervisionado I, da graduação em Arquivologia na Universidade de Brasília, ligadas às atividades de Arquivo Corrente.

           A COP é ainda a gestora fiscal do contrato administrativo entre a Fundação Universidade de Brasília e a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT) para a prestação de serviços postais. É por meio deste contrato que são expedidos os documentos oficiais da FUB destinados a outros órgãos públicos, pessoas físicas e/ou jurídicas, nacionalmente ou internacionalmente.

 

        

Observação: Para solicitar a expedição de documentos e encomendas, é necessário atentar aos seguintes procedimentos:

1. Produzir um processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), Tipo: Documentação e Informação: Protocolo: recepção, Tramitação e Expedição de Documentos;

2. Inserir o tipo de Documento: Solicitação de Expedição de Documento e Encomenda; preencher, assinar e enviar para Coordenação de Protocolo (ACE/COP), via SEI,

3. Registrar na parte externa da embalagem o número do processo SEI gerado e entregar na Coordenação de Protocolo.


Para um documento ser enviado ao remetente corretamente deverá conter:
- Embalagem tais como envelope e caixa de papelão;
- Remetente com informações completas da unidade e do usuário;
- Destinatário com endereçamento completo (nome do destinatário, logradouro, cidade, Estado, CEP, etc.)

 

O funcionamento da COP é de segunda a sexta-feira, das 07h às 19h. Após esse horário, o atendimento poderá ser feito no Bloco B do Pavilhão Multiuso I, na Sede do Arquivo Central.

 

A COP está localizada no térreo do Prédio Pavilhão Multiuso I, Bloco A, sl. AT 08/03, antigo Correios.

Telefones: 3107-6284/ 6285 / 6286 /6287

E-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.